Vrije velden
Voor de functie Vrije velden moet u beschikken over de module Premium én beheerdersrechten.
Met vrije velden kunt u extra informatie per bedrijf of per samenstelmoment vastleggen die specifiek is voor uw kantoor. Denk bijvoorbeeld aan interne referentienummers, de naam van de verantwoordelijke medewerker of bijzondere afspraken met de klant. Per onderdeel kunnen er maximaal 5 velden aangemaakt worden.
Vrije velden aanmaken
Let op: Het onderdeel, de veldnaam en het veldtype kunnen na het aanmaken niet meer worden gewijzigd. U kunt alleen de omschrijving en (waar van toepassing) de formule van een bestaand veld nog achteraf wijzigen.
- Kies Vrije velden in het menu-onderdeel Kantoor.
- Klik op Vrij veld toevoegen om een nieuw vrij veld aan te maken.
- Selecteer het Onderdeel waar dit vrije veld aan moet worden toegevoegd.
- Vul de gewenste gegevens in en klik op Opslaan.
Waarden invullen voor bedrijven
- Kies Bedrijven in het menu-onderdeel Kantoor en selecteer het gewenste bedrijf.
- De vrije velden worden getoond in de bedrijfsgegevens.
- Vul de gewenste waarden in en klik op Opslaan.
Waarden invullen voor samenstelmomenten
- Kies Bedrijven in het menu-onderdeel Kantoor en open het gewenste bedrijf.
- Selecteer het gewenste samenstelmoment.
- De vrije velden worden getoond in de gegevens van het samenstelmoment.
- Vul de gewenste waarden in en klik op Opslaan.
Vrije velden verwijderen
Let op: Dit is alleen mogelijk door de veldnaam ter controle in te voeren en nogmaals op de knop Verwijderen te klikken. Het vrije veld en alle bijbehorende informatie worden in alle onderdelen permanent verwijderd. Deze bewerking kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Kies Vrije velden in het menu-onderdeel Kantoor.
- Selecteer het gewenste vrije veld.
- Kies de knop Verwijderen.
- Voer de veldnaam ter controle in en klik nogmaals op Verwijderen om het vrije veld te verwijderen.
Vrije velden in formules
Vrije velden zijn ook beschikbaar in de formule-editor voor vrije teksten. U kunt de waarden van vrije velden in uw rapporten opnemen door ze als samenvoegveld in een formule te gebruiken.
Zie Vrije teksten voor meer informatie over het gebruik van formules.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Extra gegevens in Bedrijven
Bestuurder vastleggen voor bedrijven
Door een vrij veld Bestuurder aan te maken, is het bij elk bedrijf mogelijk om deze bestuurder vast te leggen. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden in een vrije tekst, bijvoorbeeld in de aanhef van een (opdracht)brief.
Gebruik de volgende waarden bij het aanmaken:
- Onderdeel: Bedrijven
- Veldnaam: cf_bestuurder
- Omschrijving: Naam bestuurder
- Veldtype: Tekst
Voorbeeld 2: Extra gegevens in Samenstelmomenten (Bedrijf)
Aantal medewerkers vastleggen voor samenstelmomenten
Door een vrij veld Aantal medewerkers aan te maken, is het mogelijk om het aantal medewerkers vast te leggen. Deze informatie kan zowel in een vrije tekst als in een formule worden gebruikt.
Gebruik de volgende waarden bij het aanmaken:
- Onderdeel: Samenstelmomenten (Bedrijf)
- Veldnaam: cf_aantal_mdw
- Omschrijving: Aantal medewerkers
- Veldtype: Decimaal getal
Voorbeeld 3: Nieuwe kolom in Samenstelmomenten (Kantoor)
Omzet per medewerker berekenen
Door het vrije veld Aantal medewerkers in een formule te gebruiken, is het mogelijk om de Omzet per medewerker te berekenen. Deze informatie kan vervolgens zowel worden gebruikt in een vrije tekst of als kolom worden weergegeven in het venster Samenstelmomenten (Kantoor).
Gebruik de volgende waarden bij het aanmaken:
- Onderdeel: Samenstelmomenten (Kantoor)
- Veldnaam: cf_omz_mdw
- Omschrijving: Omzet per medewerker
- Veldtype: Decimaal getal
- Formule: (AccountBalance('ReferenceAccount/WOmz', 'Balance') * -1)/AccountingCycle('cf_aantal_mdw')
Tip: Voeg dit nieuwe, vrije veld toe als kolom aan het overzicht Samenstelmomenten (Kantoor) door deze te selecteren.